Правило хранения счетов фактур

Сроки хранения счетов-фактур в организации

Правило хранения счетов фактур

Срок хранения счетов-фактур, как и любых других учетных документов, обусловлен большим количеством различных факторов. Учитывая возможный разброс в периодах хранения при изменяющихся условиях, компаниям следует внимательнее относиться к данному вопросу, чтобы избежать ошибок и последующих штрафных санкций от проверяющих органов.

Документооборот в частных компаниях

Обеспечение сохранности документации при прекращении деятельности ИП

Обязательные периоды обеспечения сохранности документов

Требования к организации архивов счетов-фактур

Правила определения периодов обеспечения сохранности счетов-фактур

Условия увеличения сроков хранения

Как должна храниться электронная документация

Документооборот в частных компаниях

Основой любого учетного процесса служат документы, поэтому ни одна организация не может обойтись без их создания и накопления. Оформить документ и подшить его в папку недостаточно. Необходимо также обеспечить его надлежащее хранение в течение заранее оговоренного срока.

Реализуя указанную задачу, компаниям приходится оборудовать специальные места для складирования документации, содержать сотрудников, контролирующих ее движение и обеспечивающих ее сохранность.

Срок жизни бумажного или электронного носителя информации не ограничивается периодом функционирования компании, даже после ее закрытия документы должны сохраняться в течение некоторого времени.

Минимальный срок работы компании, ограниченный даже месяцем функционирования, не является основанием для отказа от ведения документации.

Даже при таком развитии событий в организации формируются декларации, бумаги по оприходованию и списанию материальных ценностей, начисляется вознаграждение за труд. Фирмы, платящие НДС, формируют также счета-фактуры.

Порядок обеспечения сохранности бумаг при ликвидации предприятия имеет ряд особенностей.

Обеспечение сохранности документации при прекращении деятельности ИП

О том, как не следует обходиться с бумажными носителями учетных данных, проще всего объяснить на примере.

Пример 1

Частный предприниматель Серебряков А. А. занимался посредническими торговыми операциями, но в процессе ведения бизнеса у него возникли проблемы с арендой помещений. В результате он вынужден был складировать документацию в своем гараже, поскольку иных свободных личных помещений у него не было.

Поскольку торговый оборот фирмы формировался из мелкооптовых операций, количество счетов-фактур росло и достигло астрономического количества. Естественно, хранение в гаражных условиях во влажной среде с неудовлетворительной вентиляцией не пошло документам на пользу, они начали выцветать, появились потеки от влаги, некоторые символы стали плохо читаться.

Ответственность за обеспечение сохранности документации в течение всего законодательно установленного срока хранения документов закреплена ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ за всеми хозяйствующими субъектами. Меры наказания за несоблюдение данной нормы отражены в ст. 13.20 КоАП РФ.

Одновременно нужно помнить о праве органов ФНС провести проверку документов, связанных с начислением и уплатой налогов, в течение 3 лет с момента совершения операции. Завершение деятельности ИП не будет являться для этого препятствием. Основанием для этого служит п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв.

приказом Минфина и МНС России от 13.08.2002 № 86н/ БГ-3-04/430.

Обязательные периоды обеспечения сохранности документов

Периоды, в течение которых следует поддерживать нормальное состояние хозяйственной документации компании, могут существенно отличаться в зависимости от целей создания документов и содержания отраженных в них операций. Стандартными сроками при этом являются:

  • 4 года — для регистров налогового учета (в ряде ситуаций, например для бумаг по инвестиционным проектам, срок может быть продлен до 6 лет);
  • 5 лет — для бухгалтерских регистров, включая акты аудиторских проверок.

Отдельно следует выделить документы по личному составу компании, а также бумаги, связанные с учетом начисления и выдачи заработной платы.

Как правило, для них установлены более продолжительные периоды хранения, значительно отличающиеся от стандартных.

В частности, документация по расследованию несчастного случая должна быть сохранена в течение 45 лет, а бумаги, описывающие случай возникновения профзаболевания, — 75 лет.

Самовольно урезать установленные временные промежутки хранения документации запрещено, подобные действия относятся к нарушениям, упомянутым в ст. 15.11 КоАП.

Требования к организации архивов счетов-фактур

Указанный вопрос также лучше отразить на основе примера, который позволит получить наглядное представление о допустимых условиях хранения документации по НДС.

Пример 2

Госпожа Лунева Е. А., работающая главным бухгалтером у ИП Серебрякова А. А., всегда была недовольна уровнем оплаты труда и считала свою работу недооцененной.

Спустя некоторое время ей удалось успешно пройти собеседование в головном офисе крупной компании ООО «Мир», имеющей сеть отделений по всей России, в результате чего бухгалтер получила новую работу. Лунева Е. А.

помнила, что на предыдущем месте работы наибольшее раздражение у нее вызывало пренебрежительное отношение предпринимателя к обеспечению сохранности счетов-фактур, поэтому на новом месте она приняла решение устранить подобный недочет.

Поскольку четких указаний о порядке содержания в архиве именно счетов-фактур Лунева Е. А.

в нормативной базе не обнаружила, она решила организовать данный процесс по аналогии с бухгалтерской документацией. Взяв в качестве основы п. 6.2 положения, утв. письмом Минфина от 29.07.

1983 № 105, она пришла к выводу, что счета-фактуры нужно складировать в специально отведенных комнатах, сейфах или картотеках.

Однако счет-фактура не относится к категории бланков строгой отчетности, в связи с чем применение металлических сейфов и картотек для их хранения избыточно. Поэтому в новой компании ограничились выделением для подобных нужд отдельного помещения со стеллажами. Исполняя указания пп. 6.2–6.4 положения, утв.

письмом Минфина № 105, и пп. 3.2, 3.6 положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс, компания назначила сотрудника, несущего ответственность за их сохранность.

Поскольку с 2015 года компании, не занимающиеся девелоперской или экспедиционной деятельностью, а также не являющиеся посредниками, не обязаны сшивать счета-фактуры с соответствующими журналами полученной/выданной документации, процедура передачи на хранение документов в ООО «Мир» была немного упрощена.

Сшивать их в отдельные папки также не стали, ограничились формированием папок из всего комплекта документов, с которыми документация поступала либо выписывалась.

Правила определения периодов обеспечения сохранности счетов-фактур

Наиболее сложным моментом при определении срока хранения счетов-фактур является фиксация даты начала его отсчета.

Пример 3

Компания приняла на баланс материальные ресурсы 14.06.16 на основании накладной, к которой был приложен счет-фактура. С определением срока хранения накладной проблем не возникло — она должна находиться в архиве 5 лет. Касательно счета-фактуры есть пояснения в письме Минфина от 30.03.

2012 № 03-11-11/104, согласно которому отсчет срока его хранения начинается по завершении налогового периода, в котором он применялся для расчета налога и его уплаты, составления декларации или подтверждения проведенных операций.

То есть если НДС по указанному документу найдет свое отражение в отчетности за 2-й квартал, то период обязательного хранения начнется с 01.07.2016. В связи с тем, что компания не хранит счета-фактуры отдельно от накладных, было решено уравнять сроки их нахождения в архиве, сделав их равными 5 годам.

Это приведет к продлению стандартного срока хранения счетов-фактур, но несоответствий с нормами закона здесь нет.

Условия увеличения сроков хранения

Несмотря на то что установлен стандартный четырехлетний период обязательного хранения счетов-фактур, при наступлении ряда обстоятельств он может быть продлен. Обусловлено это возможностью с 2015 года принять НДС к возмещению в течение 3 лет с момента завершения соответствующей сделки.

https://www.youtube.com/watch?v=kVlA0A3itWc

Исходя из этого и опираясь на данные предыдущего примера, предъявить налог к возврату по описываемой операции фирма сможет до 2-го квартала 2019 года. Срок хранения счета-фактуры при этом нужно отсчитывать с 01.07.19 (4 года), то есть в общей сложности документ должен будет находиться в архиве 7 лет. При этом нужно помнить, что на возмещение НДС по авансам компаниям отводится только 1 год.

Как должна храниться электронная документация

Для сокращения издержек, связанных с оборотом документации, многие фирмы используют электронные форматы для их создания, не являются исключением и счета-фактуры. При этом, согласно п. 1 ст. 169 НК, созданные таким образом регистры имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.

Правила заполнения электронной версии документа сформулированы в приказе Минфина «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП» от 25.04.2011 № 50н.

Основное требование к правильному оформлению — наличие надлежаще зарегистрированной цифровой подписи.

Сроки хранения электронных версий установлены те же, что и для бумажных документов (4 года), распечатывать их на принтере для целей хранения компания не обязана.

***

Для счетов-фактур установлен единый период обязательного хранения, равный 4 годам. Возможно его увеличение в связи с переносом даты предъявления налога к вычету по полученным счетам-фактурам.

Источник: https://okbuh.ru/nds/sroki-hraneniya-schetov-faktur-v-organizatsii

Срок хранения счетов фактур

Правило хранения счетов фактур

С 1 октября 2017 года вступает в силу Постановление Правительства от 19.08.2017 № 981.

Этот документ вводит в действие:

  • новую форму счета-фактуры;
  • новую форму книги продаж;
  • новую форму книги покупок;
  • новую форму журнала учета полученных и выставленных счетов фактур.

Однако, помимо этого, были внесены в поправки также в нормы, которые касаются хранения счетов-фактур. Расскажем о них подробнее.

Хранение счетов-фактур в хронологическом порядке

Положения комментируемого постановления предусматривают более подробные правила хранения счетов-фактур.

Предусматривается, что хранить счета-фактуры нужно будет в хронологическом порядке по мере того, как они выставляют (составляются, исправляются) или получаются.

Такой же подход нужно применять и к хранению подтверждений оператора электронного документооборота (ЭДО) и извещения покупателей о получении счета-фактуры. Также см. «Реестр операторов электронного документооборота (ЭДО)».

Сроки хранения счетов-фактур

Хранить счета-фактуры с 1 октября 2017 года нужно будет, по-прежнему, 4 года. В этом период организовать хранение необходимо:

  • комитенту (принципалу) – копии счетов-фактур, которые передал ему посредник. Посредник получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для комитента (принципала);
  • заказчику строительных работ (инвестору) – копии счетов-фактур, которые передал ему застройщик (заказчик, выполняющий функции застройщика застройщик). Он, в свою очередь, получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для покупателя (инвестора);
  • заказчику экспедиторских услуг – копии счетов-фактур, которые передал ему экспедитор. Он получает эти счета-фактуры от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для заказчика.
  • Требуется хранить все виды счетов-фактур: первичные, корректировочные и исправленные. Копии счетов-фактур в бумажном варианте, полученные от посредников, должны быть заверены их подписями (комитентов, принципалов, застройщиков или экспедиторов).

    Уточнения сроков коснулись не только счетов-фактур

    Также постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 уточняется, что с 1 октября 2017 года в течение 4-х лет нужно хранить и некоторых другие «бухгалтерские» документы по различным операциям. Приведем сроки хранения в таблице.

    ОперацияЧто хранить
    Импорт из стран ЕАЭСЗаявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов, их заверенные копии, копии платежек и других документов об уплате НДС.
    Импорт из других странТаможенные декларации, их заверенные копии и другие документы об уплате НДС на таможне.
    Командировочные расходы на аренду жилья и проездбланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС.
    по НДС, который восстанавливает акционер, участник или пайщикДокументы, которыми стороны оформляют передачу имущества, НМА, имущественных прав (п. 3 ст. 170 НК РФ) – в виде нотариально заверенных копий.
    по НДС, который восстанавливают при уменьшении стоимости (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФбухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ .
    – по НДС, который восстанавливают при покупке или строительстве основных средствбухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ).

    Также в течение 4-х лет нужно хранить первичные и другие документы с суммарными (сводными) данными по операциям каждого месяца или квартала, которые регистрируются в книге продаж.Если при проверке выяснится, что бухгалтерских документов нет, то это это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. За это компании грозит штраф 10 000 руб. по статье 120 НК РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.К должностному лицу могут применить такие меры наказания (ст.15.11 КоАП РФ):

    • штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
    • от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.

    , пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

>Срок хранения счетов на оплату от поставщиков

Изучаем сроки хранения первичных учетных документов (Полухина М

По результатам как выездной, так и камеральной налоговой проверки налоговым органом составляется акт проверки. Порядок и сроки его составления оговорены в ст. 100 НК РФ. При выявлении правонарушений и согласии налогоплательщика с ними последний вносит соответствующие изменения в учете (производит доначисление налогов, оплачивает пени и штрафы и т.д.).

Каждая организация обязана руководствоваться Федеральным законом 125-ФЗ от 22.10.04, в соответствии с которым необходимо обеспечить правильное хранение первичной документации на протяжении установленного срока.

Длительность сроков для отдельных групп документов могут регулироваться различными федеральными законами, а также другими правовыми актами РФ, перечнями и положениями.

Расскажем в статье, какой срок хранения счетов-фактур и иных документов на предприятии по закону.

При определении срока хранения нужно руководствоваться Законом о бухучете, согласно которому бухгалтерская первичная документация должна храниться пять после года, в котором она составлена.

Отдельные правовые и законодательные акты могут устанавливать более длительные периоды хранения.

Если для одного и того же документа в разных правовых актах установлены различные временные сроки, то ориентироваться нужно на более длительный.

Срок хранения счетов-фактур

Источник: https://ecoafisha.ru/srok-hraneniya-schetov-faktur/

Хранение счетов-фактур: новые правила 2017 года

Правило хранения счетов фактур

С июля 2017 года вступают в силу новые правила хранения счетов-фактур. Подробнее о новых правилах, а также о некоторых причинах, по которым следует хранить счета-фактуры, расскажем в статье.

Новые правила хранения счетов-фактур

Документ: письмо ФНС России от 19.07.17 № СД-4-3/14079

Последствия: реже будут штрафовать за документы

В подшивке счетов-фактур могут быть хронологические пропуски, если вы выставляете и бумажные, и электронные счета-фактуры.

Это ФНС России подтвердила в письме от 19.07.17 № СД-4-3/14079. Компания вправе выставлять счета-фактуры на бумаге и в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Но у электронных и бумажных документов разные правила хранения.

Бумажные счета-фактуры компания хранит в хронологическом порядке по мере того, как их выставляют или исправляют (п. 14 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). На практике компании сшивают счета-фактуры в хронологическом порядке вместе с накладными.

Электронные счета-фактуры компания хранит без распечатки. Это следует из пункта 1.13 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 10.11.15 № 174н. Аналогично хранятся электронные подтверждения оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении счета-фактуры.

Минфин считает, что нарушать эти правила нельзя (письмо от 30.05.17 № 03-07-09/33048). Например, хранить бумажные счета-фактуры в электронном виде.

Но когда компания выставляет часть счетов-фактур на бумаге, а часть электронно, в подшивках бумажных счетов-фактур будут хронологические пропуски.

Это естественно, ведь электронные счета-фактуры для хранения вы не печатаете. ФНС уточнила, что такие пропуски не являются нарушениями.

Специально фиксировать их в сшиве бумажных счетов-фактур не надо.

Почему нужно хранить счета-фактуры

Когда компания обнаружит, что из-за работника возник материальный ущерб, сразу задокументируйте факты, которые имеют к этому отношение. Составляйте все в письменной форме.

Это могут быть служебные, докладные записки, свидетельские показания, счета-фактуры, накладные, чеки. Подробно описывайте обстоятельства, указывайте время, дату, кто при этом присутствовал, что сделал работник и какие последствия его действий.

Также выясните, выполнял ли он при этом свои должностные обязанности и др.

Запросите письменные объяснения у работника, который причинил компании материальный ущерб (образец ниже). Это обязательное требование (ч. вторая ст. 247 ТК РФ). Трудовой кодекс не определяет, устно или письменно запрашивать объяснения.

Но чтобы подтвердить, что работодатель исполнил свою обязанность, делайте это письменно, отдельным запросом. В ответ сотрудник может все изложить в свободной форме, например в виде объяснительной записки. Если работник отказывался письменно комментировать инцидент, составьте акт.

Без объяснений сотрудника работодатель все равно может привлечь виновного к материальной ответственности. 

Скачать образец >>>

Старший перегонщик 16 октября 2017 г. в 10.00 отгружал с территории терминала товарный автомобиль «Форд Фокус» и обнаружил на нем повреждения. Об этом он написал в служебной записке руководителю. По камерам видеонаблюдения установили, что 10 октября 2017 г.

в 11.30 перегонщик Самойлов Иван Петрович на складе хранения товарных автомобилей перемещал автомобиль из одной зоны хранения в другую. Когда заезжал в ряд хранения и сдавал задним ходом, не заметил рядом другой автомобиль и повредил оба транспортных средства.

Руководитель изложил в докладной записке все, что ему стало известно, запросил объяснения от перегонщика Самойлова. В объяснительной записке тот написал, что о поврежденных товарных автомобилях не знает.

Как используются счета-фактуры в случае причинения материального ущерба

Чтобы сотрудник возместил компании ущерб, работодатель обязан провести проверку и установить размер и причину ущерба. Для проведения проверки работодатель может создать комиссию из специалистов разных отделов. Такая комиссия может действовать как на постоянной основе, так и собираться работодателем для каждого конкретного случая.

Издайте приказ по основной деятельности, которым определите состав комиссии, ее цель и обязанности (образец ниже). Установите сроки и в какой форме оформлять материалы проверки.

Если будете создавать отдельную комиссию для проверки каждого случая, то в приказе прописывайте проступок, который совершил работник, обстоятельства, время и момент, когда обнаружили случившееся, счета-фактуры и другие документы и основания, которые это подтверждают. 

Скачать образец >>>

Работодатель вправе не собирать комиссию, если размер материального ущерба можно установить на основании счетов-фактур и других документов. Например, если по вине сотрудника случилось ДТП, то работодатель определит ущерб по документам от страховой компании, которая ремонтировала транспортное средство.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211144-hranenie-schetov-faktur-17-m11

Что нужно знать бухгалтеру о новых правилах хранения документов по НДС | Контур.НДС+

Правило хранения счетов фактур

В порядок ведения счетов-фактур (постановление № 1137) внесены изменения. Поправки ввело постановление от 19.08.2017 № 981. Как следует хранить документы, связанные с НДС, с учетом этих изменений? Об этом — в сегодняшнем материале.

Изменение порядка хранения

Правила заполнения счетов-фактур являются Приложением № 1 к постановлению № 1137. Теперь они пополнились двумя новыми пунктами — 10 и 11.

Эти пункты практически полностью дублируют утратившие силу пункты 14 и 15 Приложения № 3 к упомянутому постановлению, в котором изложены правила ведения журнала учета счетов-фактур. Но есть и отличия.

Так, в пункте 11 Правил заполнения счетов-фактур сказано не только о документах, на основе которых заполняется журнал их учета, но и от тех, на основе которых составляются книги покупок и продаж.

Хранить счета-фактуры, подтверждения оператора об их принятии, извещения покупателей о получении документов следует в хронологическом порядке. Это относится как к первично выставленным документам, так и к корректировочным и исправленным счетам-фактурам.

Такой порядок означает, что документы следует хранить по дате выставления или по дате составления, если они не подлежат передаче покупателю. В отношении извещений оператора и подтверждений покупателей учитывается дата получения таких документов.

Хронологический порядок не относится к счетам-фактурам, которые выставляются в электронном виде. Это связано с тем, что налогоплательщик не обязан их распечатывать и хранить на бумаге. Если он выставил часть счетов-фактур в электронном виде, то хронологические пропуски в подшивке бумажных документов он заполнять не должен.

Журнал учета счетов-фактур, книги покупок и продаж, а также дополнительные листы к этим регистрам следует хранить не менее 4 лет с даты последней записи. Это относится к документам, составленным как на бумаге, так и в электронном виде.

Какие еще документы следует хранить в указанном порядке

В упомянутом порядке необходимо хранить массу другой бухгалтерской «первички», которая так или иначе связана с расчетом НДС.

Документы, полученные налогоплательщиком от контрагентов, но выставленные третьим лицом. В ряде случаев компания должна хранить счета-фактуры, которые выставлены не ей. Вот эти ситуации:

  1. Комиссионер приобретает для комитента товары и получает от продавца счет-фактуру. Копия документа передается комитенту.
  2. Застройщик (или заказчик-застройщик) ведет строительные работы для инвестора. Счета-фактуры выставляются продавцами товаров, работ и услуг застройщику, а тот передает их копии инвестору.
  3. Экспедитор осуществляет свою деятельность для клиента и получает счета-фактуры от продавцов товаров, работ и услуг. Копии документов он передает клиенту.

Во всех указанных случаях счета-фактуры передаются налогоплательщику (комитенту, инвестору, клиенту) в виде копий, заверенных в установленном порядке. Если посредник получал счета-фактуры в электронном виде, то в том же виде они передаются получателю и хранятся им. Речь идет как о первично выставленных счетах-фактурах, так и о корректировочных и исправленных.

Документы, полученные в связи с международной торговлей. В отношении ввезенных товаров это: таможенные декларации, платежные документы, в которых отражена уплата НДС.

В отношении товаров, которые были ввезены из стран Таможенного союза это: заявление о ввозе и уплате косвенных налогов, платежные документы, подтверждающие уплату НДС.

Хранению подлежат оригиналы документов или их копии.

Полученные бланки строгой отчетности. Их необходимо хранить в том случае, если по ним производился вычет НДС. Это БСО, подтверждающие расходы на наем жилого помещения командировочным лицом и услуги перевозки к месту командировки.

Переданные либо полученные документы, сопровождающие передачу имущества. Они оформляются при передаче ОС, НМА, прочего имущества либо имущественных прав. Подлежат хранению в том случае, если в них указаны суммы восстановленного НДС.

Прочие документы. Также следует хранить следующие первичные документы:

  • полученные налогоплательщиком и подтверждающие уменьшение стоимости приобретенных им товаров (работ, услуг) в целях восстановления НДС;
  • прочую «первичку», содержащую сводные данные за определенный период, которые необходимо регистрировать в книге продаж (например, бухгалтерскую справку-расчет для восстановления суммы НДС в отношении приобретенных/возведенных основных средств).

Источник: https://kontursverka.ru/stati/chto-nuzhno-znat-buxgalteru-o-novyx-pravilax-xraneniya-dokumentov-po-nds

Хранение счетов фактур

Правило хранения счетов фактур

С 1 октября 2017 года вступает в силу Постановление Правительства от 19.08.2017 № 981.

Этот документ вводит в действие:

  • новую форму счета-фактуры;
  • новую форму книги продаж;
  • новую форму книги покупок;
  • новую форму журнала учета полученных и выставленных счетов фактур.

Однако, помимо этого, были внесены в поправки также в нормы, которые касаются хранения счетов-фактур. Расскажем о них подробнее.

Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы

Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении.

Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов. Прошло определенное время и хранимые в неприспособленном помещении документы выцвели, отсырели и утратили свой первоначальный вид.

Источник: https://rebuko.ru/hranenie-schetov-faktur/

Новые сроки хранения счетов фактур с 01 октября 2017

Правило хранения счетов фактур

С 1 октября 2017 года вступают в силу новые правила хранения счетов фактур. Их утвердило Правительство постановлением от 19.08.17 № 981.

Посмотрите подробную инструкцию, как и в какие сроки хранить счета-фактуры с 1 октября.

Что изменилось в правилах хранения счетов-фактур с 1 октября

В постановлении № 981 указано, что компании обязаны хранить счета-фактуры в хронологическом порядке, по дате их выставления или по дате получения, за соответствующий период. Такой же порядок хранения предусмотрите:

  • для корректировочных и исправленных счетов-фактур,
  • для подтверждений оператора электронного документооборота,
  • для извещений покупателя о получении счета-фактуры.

Новые сроки хранения счетов фактур с 01 октября 2017 года 

Отметим, что документ не вводит новые сроки хранения счетов-фактур с 01 октября 2017 года. Срок остается прежним — не менее четырех лет с даты последней записи. Кроме того, в постановлении уточнен список документов, которые должны храниться  4 года и больше.

комитент (принципал)копии счетов-фактур, которые передал ему посредник и в бумажном и электронном виде.
заказчик строительных работ (инвестор) копии счетов-фактур, которые передал ему застройщик (заказчик, выполняющий функции застройщика застройщик)
заказчик экспедиторских услугкопии счетов-фактур, которые передал ему экспедитор
импортеры из стран ЕАЭС заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов, их заверенные копии, копии платежек и других документов об уплате НДС;
импортеры из других странтаможенные декларации, их заверенные копии и другие документы об уплате НДС на таможне
все организациибланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС по командировочным расходам на аренду жилья и проезд
получающая сторона по сделкепо НДС, который восстанавливает акционер, участник или пайщик, – документы, которыми стороны оформляют передачу имущества, НМА, имущественных прав в виде нотариально заверенных копий
все организациипо НДС, который восстанавливают при уменьшении стоимости; по НДС, который восстанавливают при покупке или строительстве основных средств, – бухгалтерскую справку-расчет; первичные и другие документы с суммарными (сводными) данными по операциям каждого месяца или квартала, которые положено регистрировать в книге продаж.

Таким образом, с 1 октября новые сроки хранения счетов фактур составляют также 4 года.

Другие изменения с 1 октября 2017 года

Постановление № 981 вносит и другие изменения в документы. В частности, обновлены формы счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, книги покупок и книги продаж,  журнал учета счетов-фактур. Эти изменения вступают в силу с 1 октября 2017 года.

Что нового в счете-фактуре

С 1 октября введена новая графа «Код вида товара». Данные указывают в отношении товаров, вывезенных на территорию ЕАЭС;

В 11 графе таблицы необходимо  указывать регистрационный номер таможенной декларации. Раньше там был порядковый, а это разные номера. Заполняется эта графа тогда, когда организация реализует товары, произведенные не в России. В ином случае необходимо поставить прочерк.

Добавлена новая графа для подписи уполномоченного лица за предпринимателя.

Что нового в корректировочном счете-фактуре

Аналогично введена графа «код вида товаров», официально разрешено добавлять дополнительные графы и строки.

Что нового в книге покупок

В правила заполнения добавили информацию, как заполнять графы при ввозе товаров из стран ЕАЭС.

Аналогично счету-фактуре в графе 13 книги покупок будет указываться не порядковый, а регистрационный номер таможенной декларации.

Уточнили информацию о том, в каком периоде регистрировать исправленные счета-фактуры. Аннулировать и регистрировать такой документ нужно будет в том же квартале, когда получен первичный счет-фактура.

Что нового в книге продаж

Появились новые графы  3а «Регистрационный номер таможенной декларации» и 3б «Код вида товара».

Установлен новый срок подписи книги продаж руководителем, если она составлена на бумаге – не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Что нового в журнале учета

Уточнено, кто должен составлять журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Это не только агенты и комиссионеры, а еще субагенты и субкомиссионеры, экспедиторы, которые привлекают сторонние организации, застройщики, которые привлекают сторонних подрядчиков;

Уточнено, в каких случаях не надо вести журнал. Так например, не нужно его вести, если комиссионер (агент) реализует товары иностранным организациям, которые не стоят на налоговом учете в российских налоговых инспекциях;

Прописали правила, как вносить исправления в журнал. Изменения нужно вносить в том периоде, в котором изначально зарегистрировали счет-фактуру.

Источник: https://www.RNK.ru/article/215585-novye-pravila-hraneniya-schetov-faktur-01-oktyabrya-2017

Изучаем сроки хранения первичных учетных документов (Полухина М.)

Счет-фактура к первичным бухгалтерским документам не относится, поэтому в целях установления сроков хранения счетов-фактур применяются нормы Налогового кодекса РФ, то есть 4 года.ри

Кроме того, при соблюдении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г (с изменениями и дополнениями от 27.10.2003 г.).

Если организацией не соблюдается порядок и сроки хранения учетных документов, то руководителя такой организации могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 рублей в соответствии со статьей 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

За нарушение архивного законодательства руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа в размере от 300 до 500 рублей на основании статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Правилами ведения закреплен особый порядок хранения счетов-фактур. Счета-фактуры, полученные от поставщиков, хранятся в журналах полученных счетов-фактур.

Вторые экземпляры выставленных покупателям счетов-фактур хранятся в журнале выданных счетов-фактур. Хранить получаемые и выдаваемые в течение установленного законодательством срока можно как в самой организации, так и в архиве.

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был оформлен.

Для хранения счетов-фактур, как и других налоговых и бухгалтерских документов необходимо отвести специальное помещение, в котором документы должны находиться в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли, сырости и солнечного света.

Если организация имеет небольшой объем документов, то хранение осуществляется силами организации, а документы обычно хранятся в бухгалтерии. Если же организация обладает значительным документооборотом, то имеет смысл создать архив как самостоятельное структурное подразделение.

Для работы архива целесообразно принять положение об архиве, утверждаемое руководителем организации, которое может содержать следующие основополагающие пункты: задачи и функции архива, состав хранимых документов, права и обязанности архива и т. д.

Документы на хранение в архив должны приниматься в виде подлинников.

В случае нецелесообразности создания собственного архива можно поручить заботы о хранении документов частной архивной организации, которые обладают специально оборудованными помещениями для хранения документов и несут ответственность за их сохранность и своевременное уничтожение.

Нужно отметить, что Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за отсутствие счетов-фактур в размере 5000 рублей за один налоговый период на основании статьи 120, за несколько налоговых периодов – в размере 15000 рублей.

Также, Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщика предоставлять соответствующие документы по требованию в налоговые органы.

В случае непредоставления сведений в налоговые органы на организацию может быть наложен штраф в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ на основании статьи 126.

Счета-фактуры с истекшим сроком хранения можно уничтожить. Прежде всего руководитель организации, в которой имеется архив, должен назначить приказом экспертную комиссию в составе не менее 3 человек.

Такие рекомендации даются в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

В ее состав обычно включается работник архива и руководитель того подразделения, чьи документы подлежат уничтожению, а также руководящий работник организации, в чьем подчинении находится архивный отдел.

Ниже приводится примерная форма приказа:

Экспертная комиссия на основании служебных записок руководителей подразделений, например, главного бухгалтера об уведомлении истечения срока хранения по счетам-фактурам за 2001 г.

с приложением списка дел в разрезе наименования документов, количества дел, года завершения в делопроизводстве и срока хранения по номенклатуре дел, может составить акт в данном случае с датой не ранее 1 января 2006 г.

На основании служебной записки экспертная комиссия принимает решение, фиксируемое в протоколе, о подготовке акта о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек.

При составлении данного акта можно воспользоваться формой, приведенной в приложении 4 к Основным правилам:

Необходимо учесть, что выделенные к уничтожению документы, в дальнейшем использовать нельзя, поэтому после утверждения данного акта необходимо составить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Данный акт составляется в том случае, если организация самостоятельно уничтожает документы.

Также организация может поручить уничтожить документы специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья. Для этого оформляется приемо-сдаточная накладная, в которой указывается дата, количество и вес сдаваемой макулатуры. Денежные средства, поступившие за сданную макулатуру, учитываются в операционных расходах организации на счете 91.1.

На практике может возникнуть ситуация, когда уничтожаются счета-фактуры по причинам, независящим от воли организации, например, вследствие пожара или хищения.

В соответствии с п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 г. № 105 главный бухгалтер обеспечивает сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив. На основании п.6.2.

указанного Положения документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и должны быть переплетены.

Выдача первичных документов из бухгалтерии и архива работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации или главного бухгалтера (п. 6.6 Положения).

При несоблюдении данных требований к хранению документов в случае их утраты к организации может быть применена ответственность за совершение налоговых правонарушений. На основании п.6.

8 Положения в случае пропажи или гибели документов руководитель организации должен назначить приказом комиссию по расследованию причин утраты документов. По результатам работы комиссии оформляется акт, утверждаемый руководителем организации.

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, которые подтверждают причину утраты документов соответствующей справкой.

Кроме того, при выявлении фактов хищения, а также в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций Закон № 129-ФЗ в соответствии с п. 2 ст. 12 обязывает провести инвентаризацию, по результатам которой составляется опись утраченных или поврежденных документов.

После проведения вышеуказанных процедур необходимо письменно уведомить налоговые органы о факте потери или уничтожения документации с приложением копий справок соответствующих органов и перечня утраченных документов.

Необходимо отметить, что на этом действия налогоплательщика не должны заканчиваться, так как следует предпринять меры по восстановлению утраченных документов с той целью, что при проведении проверки налоговые органы могут попытаться определить суммы налогов расчетным путем в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ. А такой метод может привести к тому, что не все полученные и уничтоженные счета-фактуры удастся подтвердить у контрагентов, что приведет к доначислению налога, пеней и штрафов.

Каждому документу свой срок хранения

Такой порядок оформления потребуется при передаче Журнала в налоговую инспекцию, в случаях, предусмотренных в НК РФ (например, в порядке ст. 93 НК РФ). Журнал следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п.

13 «Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур…», утвержденных Постановлением № 1137). При регистрации счетов-фактур в Журнале предусмотрен код способа выставления счетов-фактур (графа 3). Для документов на бумажном носителе этот код – 1, в электронном виде – 2.

Продавец должен регистрировать счета-фактуры по дате их выставления, а покупатель – по дате получения. В регистрации электронных счетов-фактур есть особенность.

Какой срок хранения счетов-фактур?

Важно

Источник: https://obd2bluetooth.ru/srok-hranenija-schetov-faktur/

По закону
Добавить комментарий